נגישות
לעמוד המועצה ב - Facebook

מטרות ויעדים

מטרות ויעדים

מטרה מספר 1

בחינה כוללת של מבנה אגף הגזברות ושל שיטת ההפעלה וצמצום עלויות התפעול.

במצב הקיים מסופקים כלל שירותי הגביה, הנהלת החשבונות, השכר, התקציב והביקורת, הן של המועצה והן של החברות וגופי הסמך, על ידי גורם יחיד ובמיקור חוץ. עניין זה טומן בחובו אתגרים רבים, ניהוליים ומנהליים. בכוונת אגף הגזברות להוביל מהלך לבחינת ובחירת שיטת ההפעלה העתידית שלו, לגיבושה של תכנית זו ולהתייעלות גם מצד עלויות ההפעלה במסגרת החלופה שתבחר שתיבחר.

 

מטרה מספר 2

ייעול השימוש במערכות המידע בעבודת אגף הגזרות.

במצב הקיים מבוצעת עבודת האגף תוך הסתמכות חלקית וללא מיצוי כלל יכולותיה של מערכת המידע המרכזית של האגף, מערכת מטרופולי-נט, כאשר במקביל אל השימוש החלקי במערכת מבוצע שימוש רב במערכות משנה לא מתממשקות, בקבצי אקסל ובעבודה ידנית. בכוונת האגף להוביל מהלך לאופטימיזציה של השימוש במערכות המידע תוך הגברת היעילות וחיסכון בזמן העבודה, בכפילויות ובעבודה ידנית המועדת מטיבה לטעויות.

 

מטרה מספר 3

ניתוח תהליכי העובדה והסדרה נוהלית של תהליכי העבודה הפנימיים באגף.

המבנה הארגוני, מערכות המידע ואופן השימוש בהן ושיטות העבודה באים לידי ביטוי בתהליכי העבודה. בכוונת האגף לבחון מחדש ולנתח את תהליכי העבודה המרכזיים בפעילות האגף, להגדיר את תהליכי העבודה המיטביים בכל נושא, ולבצע הסדרה נוהלית של תהליכים אלה, לרבות הגדרות ברורות של תחומי סמכות, אחריות, בקרה, הפקת לקחים והיזונים חוזרים. במסגרת זו יוגדרו גם תהליכי קבלת ההחלטות ויגובשו מנגנוני קבלת החלטות ברורים ומוסדרים.

 

מטרה מספר 4

הקמת מחלקת רכש ומכרזים והסדרת תהליכי הרכש במועצה.

במצב העניינים כיום, מפוזרים תהליכי הטיפול במכרזים, התקשרויות, חוזים, רכש וביטוח בין גורמים שונים. מעבר להיבטים הציבוריים והחוקיים, תהליך הרכש הינו תהליך עסקי לכל דבר הכולל שלבי ייזום, בקשה, אישור, הפקת הזמנה, אישור הזמנה, רישומה, ביצועה, אישור ביצועה, קבלת חשבון ואישורו. לדעת האגף, ניהול תקין ונכון של מעגלי הרכש מחייב את ריכוזם, ניהולם ובקרתם על ידי גורם מתמחה אחד. כחלק מהסדרת תהליכי העבודה בגזברות בכוונתנו ליצור פונקציה מרכזית וחשובה זו, לאיישה כבר ברבעון הראשון של שנת 2015 ולהסדיר את עבודתה במהלך השנה.

 

מטרה מספר 5

הסדרת הממשקים עם הוועדים המקומיים, החברות העירוניות וגופי הסמך.

בין הלקוחות המרכזיים של אגף הגזברות נמנים הוועדים המקומיים, החברות העירוניות וגופי הסמך. תהליך התקצוב והמעקב התקציבי מול הוועדים מורכב ומסורבל ודורש עדכון. בכוונת אגף הגזברות לבחון תהליך זה ולעדכנו במהלך השנה. כלל שירותי הנהלת החשבונות, השכר והחשבות לחברות העירוניות מבוצעים כיום על ידי הגזברות. אגף הגזברות מתכנן רביזיה בשיטת עבודה זו אשר נבחנת בימים אלה גם במסגרת השינוי הארגוני המוצע.